Ruoka+Tapahtuma

Kattaus ystävän häistä viime kesältä.

Kun eteeni tuli ensimmäisen kerran työelämässä tapahtuman järjestäminen, tuli huomioitavien asioiden määrä suurena yllätyksenä! Nämä ensimmäiset juhlat taisivatkin olla työpaikan pikku joulut ja vastuullani oli koko pippaloiden järjestäminen niin ohjelman, juoman kuin ruuankin puolesta. Samantien reunaehdoiksi määriteltiin: tietty alkoholimäärä per osallistuja, tiukka budjetti sekä määräys että juhlat tulee järjestää työpaikan ulkopuolisessa tilassa. Otin kuitenkin tapahtuman järjestämisen vastaan suurella innolla, vihdoinkin pääsin itse vaikuttamaan aina mielestäni aika tylsinä olleisiin juhliin. Järjestin pikku joulut aika pitkälti alla olevan muistilistan mukaisesti, toki nyt jo useampien juhlien järjestämisen jälkeen on listaan tullut lisäyksiä ja uusia huomioita. 

Get together bileiden järjestäjät syksyllä 2016.

Mielestäni kaikkein tärkeintä tapahtumassa on saada vangittua haluttu mielentila ja fiilis eli tilaisuuden luonne. Tapahtumissa tulee aina myös kömmähdyksiä eikä kaikki etene suunnitelmien mukaisesti, mutta hyvällä asenteella ja muuntautumiskyvyllä näistäkin tilanteista selvitään. Erinomaisella suunnittelulla ja valmistautumisella todennäköisemmin tapahtuma onnistuu paremmin ja jättää vieraisiin uniikin, innostuneen ja positiivisen fiiliksen sekä muiston.

MUISTILISTA (RUOKA)TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMISEEN

1.       ideointi ja suunnittelu vaihe

1.1 asiakkaiden/kohderyhmän määrittely

1.2 tapahtuman luonne ja teema  

1.3 budjetti ja käytettävissä olevat resurssit

1.4 projektin aikatauluttaminen

2.       toteutusvaihe

         2.1 tapahtumapaikan valinta

         2.2 ruoka ja juoma tuotteen suunnittelu

               2.2.1 tapahtuman luonteeseen sopivat tuotteet

               2.2.2 Tarjoilutavan valinta

               2.2.3 hintataso/budjetti

               2.2.4 toimitilat (keittiö, tarjoilu, kylmä/kuumaketju, varastotilat)

               2.2.5 ruoka-aine allergiat ja ruokavaliot

               2.2.6 hygieenisyys sekä jätehuolto

               2.2.7 kattaus, astiastot ja visuaalinen ilme

               2.2.8 selkeä työnjako, vastuualueiden varmistaminen ja aikatauluttaminen

         2.3 tapahtuman sisältö (ohjelma, musiikki)

         2.4 tapahtuman visuaalinen ilme (koristeet) sekä kutsut

         2.5 tarvittavien lupien hankinta

         2.6 mainonta ja tiedottaminen

         2.7 ns. kenraaliharjoitus illan kulusta henkilökunnan kanssa

         2.8 ensiapu ja turvallisuus (pelastussuunnitelma)

3.       itse tapahtuma

         3.1 aikataulutus ja siinä pysyminen

         3.2 paikan ympäristö, jätehuolto, vesipisteet ym.

         3.3 ensiapupiste ja hätäpoistumisteiden selkeä merkkaaminen

         3.4 tilan koristelu ja valmistelu

         3.5 pöytien/ruokailualueen valmisteleminen

         3.6 ruoka/juomatuotteiden valmistaminen ja tarjoilu

         3.7 tilaisuuden emännöiminen/isännöiminen

         3.8 tilaisuuden selkeä aloittaminen ja lopettaminen

4.       jälkipuinti

       4.1 tapahtuman fyysinen purkaminen/siivoaminen

       4.2 tapahtuman läpikäyminen henkilökunnan kanssa

       4.3 asiakaspalaute

       4.4 jälkimarkkinointi/kiittäminen tapahtumaan osallistumisesta

Lähteet ja mielenkiintoisia nettisivuja sekä artikkeleita asiaan liittyen:

http://www.visithelsinki.fi/fi/ammattilainen/tapahtumajarjestajat/tapahtumajarjestajan-ohjeet/tapahtumajarjestajan-ohjeet

http://www.jyvaskyla.fi/instancedata/prime_product_julkaisu/jyvaskyla/embeds/jyvaskylawwwstructure/85052_Tapahtumajarjestajan_opas_syyskuu_2016.pdf

https://www.laurea.fi/tiedotteet/Documents/58%20Tapahtumaj%C3%A4rjest%C3%A4j%C3%A4n%20opas.pdf

http://www.e-julkaisu.fi/haaga-helia/evasta_matkailuun/